सरकारी पत्र Government Letter

Letter-Writing [सरकारी पत्र Government Letter]

पत्र-लेखन-कला

शासकीय पत्र:

जो किसी पदाधिकारी की ओर से अथवा उसको लिखे जाएँ। इसके भी दो भेद हैं-

1. जो पूर्णतया शासकीय कहे जाते हैं।
2. जो शासकीय होते हुए भी व्यक्तिगत रहते हैं।

शासकीय पत्राचार

शासकीय पत्र व्यवहार में प्रसंगानुसार कई रूप ग्रहण करता है।

मुख्य रूप हैं

(1) शासनादेश (G.O.),[ Official Letter]

(2) अर्धशासकीय पत्र (D.O.),

(3) परिपत्र (Circular Letter),

(4) द्रुत पत्र (Express Letter)

(5) अशासकीय पत्र (Unofficial Letter),

(6) तार (Telegram),

(7) कार्यालय स्मृति पत्र (Office Memorandum),

(8) प्रस्ताव (Resolution),

(9) प्रेस विज्ञप्ति (Press Communique),

(10) अधिसूचना, सूचना, विज्ञापन (Notification, Advertisement, Notice),

(11)पृष्ठांकन(Endorsement),

(12) अनुस्मारक पत्र (Reminder)

शासकीय पत्र

संरचना की दृष्टि से शासकीय पत्र सामान्यतः पाँच भागों में विभाजित होता है

(1)सम्बोधन, (2) विषय, (3) मुख्य कथ्य, (4) निर्देश अथवा निष्कर्ष और (5) समापन ।

पत्र का मुख्य भाग भी कई उपखण्डों में विभाजित किया जाता है; जैसे-

(क) प्रसंग अथवा भूमिका,

(ख) तथ्यों, कारणों अथवा तर्कों का उल्लेख

(ग) निष्कर्ष,

(घ) परिसमाप्ति।

पृष्ठांकन और कार्यालय ज्ञाप में सम्बोधन नहीं होता।

तार, प्रेस विज्ञप्ति, प्रस्ताव आदि कुछ ऐसे शासकीय पत्र हैं जिनमें न तो सम्बोधन होता है और न ‘भवदीय’ आदि शब्दों के प्रयोग से समापन होता है।

सरकारी पत्र लेखन [Recently Asked Questions in UPPSC Mains Papers]

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[ IT COVERS LAST 30 YEARS LETTERS OF UPPSC (UPPER+LOWER+RO/ARO) AND OTHER STATE CIVIL SERVICE EXAMINATIONS.MORE THAN 150 LETTERS WITH EXPLANATIONS ]-

(1) शासनादेश (G.O.),[ Official Letter] (2) अर्धशासकीय पत्र (D.O.), (3) परिपत्र (Circular Letter), (4) द्रुत पत्र (Express Letter) (5) अशासकीय पत्र (Unofficial Letter), (6) तार (Telegram), (7) कार्यालय स्मृति पत्र (Office Memorandum), (8) प्रस्ताव (Resolution), (9) प्रेस विज्ञप्ति (Press Communique), (10) अधिसूचना, सूचना, विज्ञापन (Notification, Advertisement, Notice), (11)पृष्ठांकन(Endorsement), (12) अनुस्मारक पत्र (Reminder)

सरकारी पत्र Government Letter

प्रश्न-1 : शासकीय पत्र का लिखित प्रारूप प्रस्तुत कीजिए। (UPPSC RO/ARO Mains Exam 2016)

प्रश्न-2 : मुखिया की ओर से पंचायत में कोविड-19 से हो रही मृत्य-संबंधी एक सरकारी पत्र जिलाधिकारी को लिखिए।

(UPPSC Mains Exam 2020)

प्रश्न-3 : सरकारी पत्र के आवश्यक अवयवों का सविस्तार परिचय दीजिए। (UK Lower Mains Exam 2016)

प्रश्न-4 : सरकारी पत्र-लेखन के महत्त्वपूर्ण अंगों को सोदाहरण स्पष्ट कीजिए। (UPPCS Mains General Hindi 1999,05)

प्रश्न-5 : सचिव, स्वास्थ्य मंत्रालय, भारत सरकार के आदेश से समस्त विभागों एवं कार्यालयों में धूम्रपान, तम्बाकू, पान-गुटखा आदि के सेवन पर पूर्ण प्रतिबंध लागू है। इस आशय के एक सरकारी पत्र का प्रारूप तैयार करें।

(UP RO/ARO Special MAINS General Hindi 2006)

प्रश्न-6 : जिलाधिकारी की ओर से मुख्य सचिव, उत्तर प्रदेश शासन को एक शासकीय पत्र लिखिए जिसमें अल्पवृष्टि के कारण जनपद के किसानों की समस्यायें वर्णित हों।

(UP RO/ARO MAINS General Hindi 2001)

प्रश्न-7 : किसी सरकारी पत्र (जी.ओ.) का प्रारूप प्रस्तुत कीजिए। (Uttarakhand PCS MAINS General Hindi 2002)

प्रश्न-8 : संयुक्त सचिव, सड़क परिवहन एवं राजमार्ग मंत्रालय, भारत सरकार की ओर से मुख्य सचिव, उत्तर प्रदेश शासन को भेजने हेतु एक सरकारी-पत्र का प्रारूप तैयार कीजिए, जिसमें उत्तर प्रदेश में निर्माणाधीन केंद्रीय राजमार्गों की अद्यतन जानकारी प्रेषित करने को कहा गया हो। (UPPCS Mains General Hindi Re-exam 2017)

प्रश्न-9 : सचिव, मानव संसाधन विकास मंत्रालय, भारत सरकार की ओर से केन्द्रीय विश्वविद्यालयों के कुलपतियों को इस आशय के एक सरकारी-पत्र का प्रारूप तैयार कीजिए, जिसमें उन्हें अपने विश्वविद्यालय में समस्त रिक्तियों को यथाशीघ्र भरने की प्रक्रिया पूरी करने को कहा जाए। (UPPCS Mains General Hindi 2010)

प्रश्न-10 : मुजफ्फरनगर (उ.प्र.) में हुए दंगों से चिन्तित केन्द्र सरकार की ओर से उत्तर प्रदेश की राज्य सरकार को दंगा नियंत्रण और घटना की जाँच का निदेश देने वाला एक सरकारी पत्र प्रस्तुत कीजिए।

(UPPCS Mains General Hindi 2013)

प्रश्न-11 : सरकारी पत्र (Official letter) से क्या तात्पर्य है? उसका एक प्रारूप प्रस्तुत कीजिए। (UPPCS Special Mains General Hindi 2008)

प्रश्न-12 : सरकारी पत्र-लेखन की विशेषताओं का उल्लेख कीजिए और उसका एक उदाहरण प्रस्तुत कीजिए।

(UPPCS Special Mains General Hindi 2003,04)

प्रश्न-13 : शासकीय पत्र और व्यावसायिक पत्र में अंतर स्पष्ट कीजिए तथा शासकीय पत्र का एक उदाहरण दीजिए।

(UP Lower Sub. Mains General Hindi 2015)

प्रश्न-14 नगर महापौर की ओर से महानगर में डेंगू से हो रही मृत्यु संबंधी एक सरकारी पत्र उत्तर प्रदेश शासन को लिखिए। (UPPCS Mains General Hindi 2021)

सरकारी पत्र Government Letter

प्रश्न-1 : शासकीय पत्र का लिखित प्रारूप प्रस्तुत कीजिए। (UPPSC RO/ARO Mains Exam 2016)

उत्तर : शासकीय पत्र- पत्र आलेखन का वह औपचारिक व नियत प्रारूप जिसके माध्यम से शासकीय प्रयोजनार्थ यथा-नीति, निर्णय, आदेश, निर्देश इत्यादि से सम्बन्धित पत्र, पद से पद को प्रेषित किये जाते हैं, शासकीय पत्र कहलाता है।

शासकीय पत्र का उदाहरण

पत्रांक-20च/12क/2020-21

प्रेषक,

           अ.ब.स.,

           अवर सचिव,

            गृह मंत्रालय, भारत सरकार,

            नयी दिल्ली।

सेवा में,

           कार्यकारी अधिकारी,

            हिन्दी प्रशिक्षण योजना,

           उ.प्र. शासन।

अनुभाग-2                                                                                                                                       

दिनांक– 2 जून, 2020, नयी दिल्ली

विषय- हिन्दी प्रशिक्षण योजना के प्रभावी कार्यान्वयन विषयक पत्र।

महोदय,

                               उपर्युक्त विषय के सन्दर्भ में यह कहने का निर्देश हुआ है कि निश्चित समयावधि में हिन्दी कार्यसाधक ज्ञान प्रदान करने हेतु निम्न कार्यवाही की जाए

1. हिन्दी प्रशिक्षण प्राप्त करने वाले सभी कर्मचारियों की नामावली कार्यालय को भेजी जाए।
2. हिन्दी प्रशिक्षण सुविधा कार्यालय समय में दी जाए।
3. योजना के प्रभावी क्रियान्वयन हेतु सक्रिय सहयोग अपेक्षित है।

(2) उक्त का अनुपालन सुनिश्चित करते हुए कृत कार्यवाही से शासन को अवगत कराया जाए।

भवदीय

संलग्नक (1)                                                                                                                                                                 

 ह0……….

1- प्रस्तुत किये जाने वाली नामावली के प्रारूप की छायाप्रति।                                                                                                      (अ.ब.स.)

अवर सचिव।

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सरकारी पत्र Government Letter

प्रश्न-2 : मुखिया की ओर से पंचायत में कोविड-19 से हो रही मृत्य-संबंधी एक सरकारी पत्र जिलाधिकारी को लिखिए।

(UPPSC Mains Exam 2020)

पत्रांक – 24/क-2(ग)/2020-21

प्रेषक,

            क.ख.ग.,

           ग्राम सचिव,

           ग्राम पंचायत गौहानी,

           प्रयागराज।

सेवा में,

          जिलाधिकारी,

          प्रयागराज।

अनुभाग-1                                                                                                                                         

दि.- 12 फरवरी, 2021, प्रयागराज

विषय- ग्राम पंचायत में कोविड-19 के कारण हो रही मृत्यु के संदर्भ में।

महोदय,

                उपर्युक्त विषय के सन्दर्भ में प्राप्त निर्देश द्वारा आपसे निवेदन है कि पिछले कुछ दिनों से ग्राम सभा में कोविड-19 के संक्रमण का प्रसार तीव्र गति से हुआ है। इससे ग्राम सभा में मृत्यु की घटनाओं में वृद्धि हो रही है। ग्राम सभा में कोविड-19 के प्रसार का कारण केन्द्र सरकार द्वारा जारी दिशा निर्देशों (मास्क, सेनेटाइजर का प्रयोग तथा उचित दूरी) का समुचित तरीके से पालन न किया जाना है। प्राथमिक स्वास्थ्य केन्द्रों में भी कोविड-19 के उचित उपचार हेतु सुविधाओं का अभाव है।

                 2. अतः केन्द्र सरकार द्वारा जारी दिशा- निर्देशों का पालन सुनिश्चित कराने के साथ-साथ प्राथमिक स्वास्थ्य केन्द्रों में उचित सुविधाओं की आपूर्ति सुनिश्चित कराएं, जिससे कोविड-19 से हो रही मृत्यु के आँकड़ों में कमी लायी जा सके।

भवदीय

ह0…………………

(क.ख.ग.)

ग्राम सचिव।

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सरकारी पत्र Government Letter

प्रश्न-3 : सरकारी पत्र के आवश्यक अवयवों का सविस्तार परिचय दीजिए। (UK Lower Mains Exam 2016)

प्रश्न-4 : सरकारी पत्र-लेखन के महत्त्वपूर्ण अंगों को सोदाहरण स्पष्ट कीजिए। (UPPCS Mains General Hindi 1999,05)

उत्तर- सरकारी पत्र-लेखन के महत्त्वपूर्ण अंग निम्नलिखित हैं

सरकारी पत्र लिखते समय सर्वप्रथम दायें पार्श्व पर पत्रांक/ पत्र संख्या लिखी जाती है जो प्रेषक कार्यालय द्वारा प्रदान की जाती है।

• जैसे-10क/2च/2008-09

प्रेषक के नाम, पदनाम, तथा शासकीय पते का उल्लेख बायें पार्श्व पर हाशिया छोड़ते हुए किया जाता है।

• जैसे-

                     प्रेषक,

                    नाम-…………. ,

                    पदनाम-……….,

                      शासकीय पता-…………….I

प्रेषक के कालम के नीचे प्रेषिती के पदनाम तथा शासकीय पते का उल्लेख किया जाता है जिसमें उनके नाम का उल्लेख नहीं रहता है।

• जैसे-

                   सेवा में,

                    पदनाम……………. ,

                     शा०पता-……..I

इसमें बायें पार्श्व पर शुरू से अन्त तक हाशिया छोड़ा जाता है जिसका उपयोग अनुभाग संख्या लिखने में किया जाता है।

अनुभाग संख्या के ठीक सम्मुख दायें पार्श्व पर स्थान तथा दिनांक का उल्लेख किया जाता है।

• जैसे-

                   अनुभाग दि0……….,स्थान………

इसके पश्चात संक्षिप्त रूप में विषय का उल्लेख किया जाता है।

• जैसे-

                   विषय- सभी कार्मिकों के यात्रा किराये भत्ते से सम्बन्धित समस्त शासनादशों के संकलन के सन्दर्भ में।

इसमें सम्बोधन के रूप में ‘महोदय’ की औपचारिक शब्दावली का व्यवहार किया जाता है।

मुख्य विषय की प्रथम पंक्ति में एक विशिष्ट शब्द ‘निदेश’ शामिल करते हए पत्र प्रारम्भ किया जाता है।

• जैसे-

                  उक्त विषय में निर्देशित  है कि … अथवा …..उक्त विषय में मुझे यह कहने का निर्देश हुआ है कि……

प्रथम प्रस्तर (पैराग्राफ) को छोड़कर शेष प्रस्तरों में प्रस्तर संख्या का उल्लेख किया जाता है।

• जैसे-

                        महोदय,

                     उक्त विषय में निदेशित है कि …………

                          2. ………….

पत्र के अन्तिम प्रस्तर में निम्न प्रकार की पंक्तियाँ उल्लिखित होती हैं

• जैसे-

                तत्काल प्रभाव से उक्त का अनुपालन सुनिश्चित करें’ अथवा ‘कृत कार्यवाही से शासन को शीघ्र अवगत करायें।

मुख्य विषय समाप्त होने के पश्चात दायें पार्श्व पर प्रेषक औपचारिक शब्द ‘भवदीय’ लिखकर अपना हस्ताक्षर, लघु कोष्ठक में नाम तथा पदनाम का उल्लेख करता है।

• जैसे—

भवदीय

ह0 ……..

(नाम………..)

पदनाम……..।

संलग्नक आवश्यक होने पर पत्र के बायें पार्श्व पर भवदीय के सम्मुख यथोचित ढंग से अंकित किया जाता है।

• जैसे—-

संलग्नक – (2)

1…………………….।

2……………………..।

यदि उक्त सन्दर्भ में प्रतिलिपि भेजी जानी आवश्यक हो तो संलग्नक के नीचे बायें पार्श्व पर उसका उल्लेख करते हुए प्राप्तकर्ता अधिकारी और उनके कार्यालय का विवरण दिया जाता है। इसके नीचे दायें पार्श्व पर ‘आज्ञा से’ लिखते हुए प्रतिलिपि भेजने के लिए जिम्मेदार अधिकारी का विवरण अंकित किया जाता है।

• जैसे–

प्रतिलिपि निम्न को सूचनार्थ एवं आवश्यक कार्यवाही हेतु प्रेषितः

1…………………….।

2…………………….।

आज्ञा से

ह0………….

(नाम………..)

पदनाम……..

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सरकारी पत्र Government Letter

प्रश्न-5 : सचिव, स्वास्थ्य मंत्रालय, भारत सरकार के आदेश से समस्त विभागों एवं कार्यालयों में धूम्रपान, तम्बाकू, पान-गुटखा आदि के सेवन पर पूर्ण प्रतिबंध लागू है। इस आशय के एक सरकारी पत्र का प्रारूप तैयार करें।

(UP RO/ARO Special MAINS General Hindi 2006)

उत्तर—

पत्रांक-10/4क/2005-06

प्रेषक,

           क.ख.ग.,

           सचिव,

          स्वास्थ्य विभाग,

          भारत सरकार,

            नई दिल्ली।

सेवा में,

          मु0 सचिव,

          स्वास्थ्य विभाग,

          उत्तर प्रदेश,

           लखनऊ।

अनुभाग-1                                                                                                                                   

दि0-12अगस्त, 2005, नई दिल्ली

विषय- समस्त विभागों एवं कार्यालयों में धूम्रपान, तम्बाकू, पान, गुटखा के सेवन पर पूर्ण प्रतिबन्ध के सन्दर्भ में।

महोदय,

              आपको यह निर्देशित है कि केन्द्र सरकार द्वारा देश के समस्त विभागों एवं कार्यालयों में धूम्रपान पर पूर्ण प्रतिबन्ध – लगाया गया है जिससे विभागों एवं कार्यालयों की स्वच्छता एवं सुन्दरता बनी रहे। इसे ‘स्वच्छ भारत अभियान’ के तहत भी देखा जा रहा है। किन्तु समाचार पत्रों के माध्यम से यह ज्ञात हुआ है कि सरकारी विभागों एवं कार्यालयों में धूम्रपान के पूर्ण प्रतिबन्ध का कार्यान्वयन सुचारू रूप से नहीं हो रहा है।

            2. उक्त परिप्रेक्ष्य में उचित कार्यवाही करते हुए समस्त विभागों तथा कार्यालयों में धूम्रपान को पूर्ण प्रतिबन्धित किया जाए तथा उक्त कार्यवाही से शासन को शीघ्रातिशीघ्र सूचित किया जाए।

भवदीय

संलग्नक- समाचार पत्रों में प्रकाशित धूम्रपान सम्बन्धी समाचारों की छायाप्रति।                                                                       

ह0…………

(क.ख.ग.)

सचिव।

प्रतिलिपि निम्न को सूचनार्थ एवं आवश्यक कार्यवाही हेतु प्रेषित

1. मुख्य सचिव, उ0प्र0 शासन।

2. संयुक्त सचिव, स्वास्थ्य विभाग, उत्तर प्रदेश शासन।

आज्ञा से

ह0………….

(क.ख.ग.)

सचिव

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सरकारी पत्र Government Letter

प्रश्न-6 : जिलाधिकारी की ओर से मुख्य सचिव, उत्तर प्रदेश शासन को एक शासकीय पत्र लिखिए जिसमें अल्पवृष्टि के कारण जनपद के किसानों की समस्यायें वर्णित हों। (UP RO/ARO MAINS General Hindi 2001)

उत्तर –

पत्रांक-10/2च/2001-02

प्रेषक,

         क.ख.ग.,

        जिलाधिकारी,

         प्रयागराज,

         उत्तर प्रदेश।

सेवा में,

           मुख्य सचिव,

           उत्तर प्रदेश शासन।

अनुभाग-1                                                                                                                                         

  दि0-21 मई, 2001, प्रयागराज

विषय- अल्पवृष्टि के कारण उत्पन्न जनपद के किसानों की समस्याओं के सन्दर्भ में।

महोदय,

                     उक्त विषय में आपको सूच्य है कि इस वर्ष अल्पवृष्टि के कारण जनपद के किसान सूखे की समस्या से जूझ रहे हैं। मानसून के समय से न आने के कारण फसलों पर प्रतिकूल प्रभाव पड़ रहा है जिससे खाद्यान्न संकट की समस्या उत्पन्न होने का भय बना हुआ है। जनपद में सिंचाई के सरकारी साधनों का अभाव भी इस समस्या का एक कारण बना हुआ है।

2. अतः किसानों की सुरक्षा तथा खाद्यान्न की निरन्तर उपलब्धता को बनाए रखने के लिए तत्काल सिंचाई सुविधाओं का विकास किया जाए।

भवदीय

संलग्नक- समाचार पत्रों में प्रकाशित अल्पवृष्टि और किसानों की समस्याओं से सम्बन्धित खबरों की छायाप्रति।                             

ह0………..

(क.ख.ग.)

जिलाधिकारी।

प्रतिलिपि निम्न को सूचनार्थ प्रेषितः

1.सचिव, उ.प्र.शासन।

2.मण्डलायुक्त, प्रयागराज।

आज्ञा से

ह0…………….

(क.ख.ग.)

जिलाधिकारी

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सरकारी पत्र Government Letter

प्रश्न-7 : किसी सरकारी पत्र (जी.ओ.) का प्रारूप प्रस्तुत कीजिए। (Uttarakhand PCS MAINS General Hindi 2002)

उत्तर——-सरकारी पत्र का प्रारुप

पत्र संख्या ……..

प्रेषक,

          नाम……………,

          पदनाम………,

          शा. पता…………….I

सेवा में,

            पद………….,

             शा. पता……..I

अनुभाग………………..                                                                                                                         

दि. …………….स्थान…………,

विषय-………………………………………………………………….. के संदर्भ में।

महोदय,

                           उपर्युक्त विषय में निर्देशित हुआ है कि….

                    2. ……

……………………………

                  3. उक्त का अनुपालन तत्काल प्रभाव से सुनिश्चित करें।

भवदीय

संलग्नक (…………………..)                                                                                                                                                 

    ह………

1………………..।                                                                                                                                                               

नाम…………

2………………I                                                                                                                                                   

पदनाम………………..

प्रतिलिपि निम्न को सूचनार्थ एवं आवश्यक कार्यवाही हेतु प्रेषित- …

1. …………………….

2. ………………….।

 

आज्ञा से

ह……………

नाम…………

पदनाम………………..

---

सरकारी पत्र Government Letter

प्रश्न-8 : संयुक्त सचिव, सड़क परिवहन एवं राजमार्ग मंत्रालय, भारत सरकार की ओर से मुख्य सचिव, उत्तर प्रदेश शासन को भेजने हेतु एक सरकारी-पत्र का प्रारूप तैयार कीजिए, जिसमें उत्तर प्रदेश में निर्माणाधीन केंद्रीय राजमार्गों की अद्यतन जानकारी प्रेषित करने को कहा गया हो। (UPPCS Mains General Hindi Re-exam 2017)

उत्तर—-

पत्रांक- 12क/2च/2017-18

प्रेषक,

            क.ख.ग.,

            संयुक्त सचिव,

             सड़क परिवहन एवं राजमार्ग मंत्रालय,

             भारत सरकार,

             नई दिल्ली।

सेवा में,

             मुख्य सचिव,

              उ.प्र. शासन,

              लखनऊ।

अनुभाग-1                                                                                                                                   

 दि0-10 फरवरी, 2017, नई दिल्ली

विषय- प्रदेश में निर्माणाधीन केन्द्रीय राजमार्गों की अद्यतन जानकारी प्रेषित करने के सन्दर्भ में।

महोदय,

                उक्त सन्दर्भ में आपको निर्देशित  है कि मंत्रालय द्वारा प्रदेश स्तर पर प्रतिदिन 30 किमी0 राष्ट्रीय राजमार्ग के निर्माण का प्रावधान किया गया है। जिससे आम आदमी की राष्ट्रीय राजमार्गों तक पहुँच तथा यातायात सम्बन्धी समस्याओं का निराकरण किया जा सके।

2. तत् सम्बन्ध में यह भी निदेशित है कि राष्ट्रीय राजमार्गों का कार्य समय पर पूर्ण कराते हुए निर्माणाधीन राजमार्गों की सूचना शीघ्रातिशीघ्र शासन को प्रेषित करें।

3. उक्त का अनुपालन तत्काल प्रभाव से सुनिश्चित करें।

भवदीय

संलग्नक– उपर्युक्तानुसार।                                                                                                                                                     

ह0 …………

(क.ख.ग.)

संयुक्त सचिव।

प्रतिलिपि निम्न को सूचनार्थ प्रेषित

1. सचिव, लोक निर्माण विभाग, उ0प्र0।

आज्ञा से

ह0…………

(क.ख.ग.)

संयुक्त सचिव

---

प्रश्न-9 : सचिव, मानव संसाधन विकास मंत्रालय, भारत सरकार की ओर से केन्द्रीय विश्वविद्यालयों के कुलपतियों को इस आशय के एक सरकारी-पत्र का प्रारूप तैयार कीजिए, जिसमें उन्हें अपने विश्वविद्यालय में समस्त रिक्तियों को यथाशीघ्र भरने की प्रक्रिया पूरी करने को कहा जाए। (UPPCS Mains General Hindi 2010)

उत्तर—

सं- 12क/10ब/2016-17

प्रेषक,

          क.ख.ग.,

          सचिव,

         मानव संसाधन विकास मंत्रालय,

         भारत सरकार,

        नई दिल्ली।

सेवा में,

          समस्त कुलपति,

         समस्त केन्द्रीय विश्वविद्यालय,

         भारत सरकार।

अनुभाग-1                                                                                                                                       

दि0-10 फरवरी,2016, नई दिल्ली

विषय- केन्द्रीय विश्वविद्यालयों में समस्त रिक्तियों को भरने की प्रक्रिया पूरी करने के सन्दर्भ में।

महोदय,

               उक्त सन्दर्भ में यह निर्देश  है कि विश्वविद्यालय में खाली पड़ी रिक्तियों के कारण पठन-पाठन के साथ-साथ विश्वविद्यालय के प्रशासनिक कार्य भी बाधित हो रहे हैं। अतः खाली पड़े पदों को भरकर उक्त समस्या का सम्यक् निदान अपरिहार्य है।

2. उक्त के सन्दर्भ में यह भी समीचीन होगा कि इस प्रक्रिया को परा करने हेतु विश्वविद्यालय के स्तर पर एक नोडल अधिकारी की तैनाती की जाए जिससे क्रियान्वयन सम्बन्धी गतिशीलता प्राप्त की जा सके। रिक्तियों को भरने की प्रक्रिया में शीघ्र कार्यवाही करते हुए कृत विवरण मंत्रालय को प्रेषित करें।

भवदीय

संलग्नक- (1)                                                                                                                                                                           

ह0 ………

1. केन्द्रीय विश्वविद्यालयों में रिक्त पदों की सूची की छायाप्रति।                                                                                                     (क.ख.ग.)

                                                                                                                                                                                                      सचिव।

---

प्रश्न-10 : मुजफ्फरनगर (उ.प्र.) में हुए दंगों से चिन्तित केन्द्र सरकार की ओर से उत्तर प्रदेश की राज्य सरकार को दंगा नियंत्रण और घटना की जाँच का निदेश देने वाला एक सरकारी पत्र प्रस्तुत कीजिए। (UPPCS Mains General Hindi 2013)

उत्तर—-

पत्रांक- 10/2च/2013-14

प्रेषक,

           क.ख.ग.,

           सचिव,

          गृह मंत्रालय,

          भारत सरकार,

          नई दिल्ली।

सेवा में,

        प्रमुख सचिव,

        उ0प्र0 शासन।

 अनुभाग-1                                                                                                                                     

दि0-15 अक्टूबर,2013, नई दिल्ली

विषय- मुजफ्फरनगर में हुए दंगों की जाँच तथा उनके नियन्त्रण के सन्दर्भ में।

महोदय,

              उक्त विषय के सन्दर्भ में आपको निर्देशित  है कि भारत सरकार पिछले दिनों प्रदेश के मुजफ्फरनगर जिले में हुए दंगों को लेकर काफी चिन्तित है। इन दंगों में कुछ साम्प्रदायिक संगठनों का हाथ प्रतीत होता है। अतः भारत सरकार का विचार है कि इस प्रकार की असामाजिक घटनाओं और सम्प्रदायवादी कट्टरपंथियों पर कड़ी नजर रखी जाए।

         2. जिले को दंगा मुक्त करने में यदि अतिरिक्त बल की आवश्यकता हो तो भारत सरकार को सूचित करें ताकि समय से जिले के संवेदनशील स्थानों पर अर्द्ध सैनिक बलों को तैनात किया जा सके।

         3. तत्क्रम में घटना की जाँच हेतु एक तीन सदस्यीय समिति का गठन किया जाए तथा समिति की जाँच रिपोर्ट से शासन को शीघ्रातिशीघ्र अवगत कराया जाए।

         4. उक्त का अनुपालन तत्काल प्रभाव से सुनिश्चित करें।

भवदीय

संलग्नक- उपर्युक्तानुसार।                                                                                                                                                       

ह0 ………..

(क.ख.ग.)

सचिव।

प्रतिलिपि निम्न को सूचनार्थ प्रेषितः

1. सचिव, गृह मंत्रालय, उ0प्र0 शासन।

2. पुलिस महानिदेशक, उ0प्र0।

आज्ञा से

ह0 ………..

(क.ख.ग.)

सचिव

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प्रश्न-11 : सरकारी पत्र (Official letter) से क्या तात्पर्य है? उसका एक प्रारूप प्रस्तुत कीजिए। (UPPCS Special Mains General Hindi 2008)

प्रश्न-12 : सरकारी पत्र-लेखन की विशेषताओं का उल्लेख कीजिए और उसका एक उदाहरण प्रस्तुत कीजिए।

(UPPCS Special Mains General Hindi 2003,04)

उत्तर-

परिभाषा– शासकीय पत्र आलेखन का वह औपचारिक प्रारूप होता है जिसके माध्यम से एक पद से दूसर पद को किसी शासकीय नीतियों, निर्णयों, आदेशों, निर्देशों अथवा सूचनाओं इत्यादि के सापेक्षिक पत्र व्यवहार किया जाता है।

सरकारी पत्र की विशेषताएँ निम्नलिखित हैं

• इसका उद्गम एवं गन्तव्य सदैव शासकीय पद होता है।
• इसका संचालन द्विआयामी अर्थात् वरिष्ठ से कनिष्ठ और कनिष्ठ से वरिष्ठ की ओर होता है।
• इसकी विषय-वस्तु शासकीय कार्य व्यवहार से जुड़ी सूचनाएँ, आदेश, निर्देश इत्यादि से सम्बन्धित होती हैं।
• इसका प्रारूप सदैव नियत. रूढ व औपचारिक होता है जिसे सरकार के अधिकृत मद्रणालय द्वारा सभी विभागा का यथा समय उपलब्ध करा दिया जाता है।
• इसकी भाषा सदैव सटीक, सारगर्भित व औपचारिक होती है जिसे तटस्थ भाव से अन्य पुरुष शैली में लिखा जाता है।
• पत्र का सम्बोधन सदैव पद के सापेक्षिक नियत व औपचारिक होता है जिसके लिए सामान्यतः ‘महोदय’ शब्द का प्रयोग किया जाता है।
• पत्र के समापन में किसी खास शब्दावली का व्यवहार नहीं किया जाता है।
• सरकारी गजट में इसका प्रकाशन अनिवार्य होता है।

सरकारी पत्र का प्रारुप

पत्र सख्या …………………..

प्रेषक,

          नाम…….

          पदनाम..

          शा. पता…

सेवा में,

          पद………….

         शा. पता……

अनुभाग……………….                                                                                                                                   

 दि……….. के स्थान………..,

विषय-………………………………… संदर्भ में।

महोदय,

                     उपर्युक्त विषय में निर्देश हुआ है कि………………………………..

……………………………

           2. ……….

         3. उक्त का अनुपालन तत्काल प्रभाव से सुनिश्चित करें।

भवदीय

संलग्नक (………………..)                                                                                                                                                     

 ह…………….

1………                                                                                                                                                                     

(नाम…………………)

                                                                                                                                                                     पदनाम………….

प्रतिलिपि निम्न को सूचनार्थ एवं आवश्यक कार्यवाही हेतु प्रेषित

1. ……………………

2. …………………

आज्ञा से

ह……………..

नाम…………..

पदनाम…………..

सरकारी पत्र का उदाहरण

पत्रांक- 18ख/2च/2004-05

प्रेषक,

         क.ख.ग.,

       विशेष सचिव,

        उ0प्र0 शासन।

सेवा में,

       कोषाधिकारी,

         वाराणसी।

अनुभाग-1                                                                                                                                             

दि0-12 जुलाई, 2004, लखनऊ

विषय- सरकारी कार्मिकों के यात्रा किराये भत्ते से सम्बन्धित समस्त शासनादेशों के संकलन के सन्दर्भ में।

महोदय,

                उक्त विषयक आपके पत्र संख्या- 15/2क/2004-05, दिनांक-25/06/2004 के सम्बन्ध में यह कहने का निदेश सरकारी कार्मिकों के यात्रा किराये भत्ते से सम्बन्धित समय-समय पर निर्गत शासनादेशों का एक संकलन आपको यथाशीघ्र पृथक् रूप से भेजा जाएगा।

2. इस सम्बन्ध में आपके उक्त पत्र को संलग्न करते हुए एक विशेष नोट मुख्यमंत्री कार्यालय को भी प्रेषित कर दिया गया है, जिसकी संस्तुति मिलते ही आपको अवगत करा दिया जाएगा।

भवदीय

संलग्नक- यथोक्त ।                                                                                                                                                               

 ह0………..

(क.ख.ग.)

विशेष सचिव।

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प्रश्न-13 : शासकीय पत्र और व्यावसायिक पत्र में अंतर स्पष्ट कीजिए तथा शासकीय पत्र का एक उदाहरण दीजिए।

(UP Lower Sub. Mains General Hindi 2015)

उत्तर-

शासकीय पत्र और व्यावसायिक पत्र में अंतर

• शासकीय पत्र, आलेखन का वह औपचारिक प्रारूप होता है जिसके माध्यम से एक पद से दूसरे पर को किसी शासकीय कार्य व्यवहार, आदेश-निर्देश, नीति, नियम, सूचना इत्यादि के सापेक्षिक पत्र व्यवहार किया जाता है। जबकि व्यावसायिक पत्र से आशय पत्र-आलेखन की उस विधा से है जिसमें एक व्यावसायिक प्रतिष्ठान से दसरे व्यावसायिक प्रतिष्ठान अथवा दो उद्यमियों के मध्य किसी व्यावसायिक क्रिया-कलाप से संदर्भित पत्र व्यवहार किया जाता है।
• शासकीय पत्र की विषय-वस्तु सदैव किसी शासकीय कार्य-व्यवहार से जुड़ी होती है, जबकि व्यावसायिक पत्र का विषय वस्तुओं को भेजने, उन्हें मैंगाने, ऋण चुकाने, चेक माँगने इत्यादि से सन्दर्भित होता है।
• शासकीय पत्र की भाषा सदैव सटीक, सारगर्भित, रूढ़ व औपचारिक होती है जिसे तटस्थ भाव से अन्य पुरुष शैली में लिखा जाता है, जबकि व्यावसायिक पत्र की भाषा-शैली प्रायः अनौपचारिक एवं मैत्री तथा आत्मीय भाव से परिपूर्ण होती है।

शासकीय पत्र का उदाहरण

पत्रांक- 12क/2/2015-16

प्रेषक,

          क.ख.ग.,

          जिलाधिकारी,

          प्रयागराज,

          उत्तर प्रदेश।

सेवा में,

           मण्डलायुक्त,

            प्रयागराज।

अनुभाग-2                                                                                                                                             

दि0-12 जनवरी,2015, प्रयागराज

विषयः- जिला नियोजन समिति द्वारा कराये गये कार्यों के विवरण हेतु आपके पूर्व पत्र के प्रत्युत्तर के सन्दर्भ में।

महोदय,

             उक्त विषय में आपके निदेशानुसार सभी जिला नियोजन समितियों से आख्या दिनांक 10 जनवरी, 2015 तक मानक रूप पर प्राप्त कर ली गयी है। तत्सम्बन्ध में अपेक्षित कार्यवाही यथाशीघ्र करवाकर आपको समयान्तर्गत सूचित कर दिया जाएगा।

   2. तद्नुसार उक्त का संज्ञान लेना चाहें।

भवदीय …

संलग्नक (………………..)                                                                                                                                                 

    ह…………….

1………                                                                                                                                                                                     (क.ख.ग.)

                                                                                                                                                                        जिलाधिकारी।

प्रतिलिपि निम्न को सूचनार्थ प्रेषित

1. जिला नियोजन अधिकारी, प्रयागराज।

आज्ञा से,

ह0………….

(क.ख.ग.)

जिलाधिकारी

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प्रश्न-14 नगर महापौर की ओर से महानगर में डेंगू से हो रही मृत्यु संबंधी एक सरकारी पत्र उत्तर प्रदेश शासन को लिखिए।

(UPPCS Mains General Hindi 2021)

Try Your Self

THE END